כל עסק שמעסיק עובדים או מבצע תשלומים החייבים בדיווח לרשות המיסים חייב להחזיק תיק ניכויים. מדובר בתיק רישומי במס הכנסה, המשמש את העסק להעברת ניכויי מס הכנסה, ביטוח לאומי ומס בריאות וכן לדיווח על תשלומים אחרים כמו שכירות, עמלות ותגמולים.
פתיחת תיק ניכויים היא חובה חוקית, ובלעדיו לא ניתן לדווח או להעביר ניכויים כחוק. במאמר זה נבין מהו תיק ניכויים, מי מחויב לפתוח אותו, איך מתבצע התהליך, ואילו דיווחים יש להגיש לרשויות.
מהו תיק ניכויים?
תיק ניכויים הוא תיק שמנוהל ברשות המיסים, המשמש לרישום ולדיווח על כל תשלום שממנו נוכה מס במקור. בין אם מדובר במשכורות לעובדים ובין אם בתשלומים אחרים, כמו שכירות או עמלות.
בפועל, המעסיק או העסק מנכה סכום מסוים מתוך התשלום (אם נדרש לפי החוק), מדווח עליו לרשות המיסים ומעביר את הסכום שנוכה. תיק הניכויים מרכז את כל הנתונים האלה תחת מספר תיק ייחודי, שמזהה את העסק מול רשויות המס.
למי חובה לפתוח תיק ניכויים?
כל מי שמעסיק עובדים, גם אם מדובר בעובד אחד בלבד, חייב לפתוח תיק ניכויים.
עם זאת, קיימים גם מקרים נוספים שבהם יש חובה לפתוח את התיק, גם אם אין עובדים בעסק.
החובה חלה על:
- חברות בע״מ שמעסיקות עובדים או משלמות שכר דירקטוריון.
- עוסקים מורשים או עוסקים פטורים המעסיקים עובדים או משלמים תשלומים החייבים בניכוי מס במקור.
- עמותות ומלכ״רים המשלמים שכר, תגמול או מענקים.
- עסקים השוכרים נכס (למשל משרד, חנות או מחסן) – במקרה כזה, אם העסק משלם דמי שכירות לבעל נכס שאינו עוסק שמוציא חשבונית, חלה חובה לפתוח תיק ניכויים ולדווח על התשלום לרשות המיסים, גם אם שיעור הניכוי במקור הוא 0% או שהתקבל אישור פטור.
- חברות או עסקים שהגיעו לרמת הכנסות מסוימת המחייבת אותם על פי תקנות מס הכנסה לבדוק ניכוי במקור לכלל ספקיהם.
- חברות המחלקות דיבידנד לבעלי מניותיהן.
במילים אחרות, עצם ביצוע תשלום החייב בדיווח, בין אם נוכה מס ובין אם לא, מחייב את פתיחת תיק הניכויים.
דגש מיוחד לעסקים: החובה חלה גם על חברות סטארט-אפ ועל עסקי מסחר איקומרס כאשר הם מעסיקים עובדים או מבצעים תשלומים החייבים בניכוי במקור.
איך פותחים תיק ניכויים?
פתיחת התיק מתבצעת מול רשות המיסים. ניתן לבצע זאת באחת משלוש דרכים:
- באופן מקוון – דרך מערכת “פתיחת תיקים” באתר רשות המיסים (gov.il).
- באמצעות רואה חשבון – במסגרת פתיחת עסק חדש או עם תחילת העסקת עובדים.
- באופן ידני – בהגשת טפסים ייעודיים במשרד השומה האזורי.
בעת פתיחת התיק יש לספק פרטים על העסק, סוג הפעילות, מספר העובדים, ותשלומים צפויים. בתום התהליך מקבלים מספר תיק ניכויים, שישמש את העסק לכל הדיווחים השוטפים.
דיווחים חודשיים ושנתיים בתיק הניכויים
ניהול תיק ניכויים כולל חובת דיווח שוטפת, הן לרשות המיסים והן לביטוח הלאומי:
- טופס 102 – דיווח חודשי/דו חודשי
טופס זה מוגש גם לביטוח לאומי וגם למס הכנסה.
לצורכי ביטוח לאומי הוא כולל פירוט שכר העובדים, סכומי ניכוי מס הכנסה, דמי ביטוח לאומי ומס בריאות וכן את חלק המעסיק.
למס הכנסה מפרטים גם את התשלומים והניכוי לספקים. - טופס 126 – דיווח חודשי/חצי שנתי
משמש לצורכי מס הכנסה ולדיווח לביטוח הלאומי במקרים של תשלומים נוספים או עסקים מסוימים, בנוסף לטופס 102. - טופס 856 – דיווח שנתי למס הכנסה לגבי תשלומים לספקים
מסכם את כלל הניכויים שבוצעו במהלך השנה עבור כל עובד, ספק או מקבל תשלום אחר.
הגשה מדויקת ובזמן של הדיווחים היא קריטית. טעויות או איחורים עלולים לגרור קנסות וריביות ולעכב את ההכרה בהוצאות השכר לצורכי מס.
מה הסיכון באי ניהול תקין של תיק ניכויים?
אי פתיחת תיק ניכויים, דיווח חלקי או העברת כספים באיחור עלולים להיחשב לעבירה על פי פקודת מס הכנסה.
במקרים חמורים, רשות המיסים רשאית להטיל קנסות, ריביות ואף לנקוט בהליכים פליליים נגד המעסיק.
ניהול מקצועי של התיק באמצעות רואה חשבון או מנהל חשבונות מוסמך מפחית סיכונים, מבטיח דיווחים נכונים ושומר על העסק מפני טעויות יקרות.
טיפים לניהול נכון של תיק ניכויים
- השתמשו בתוכנת שכר מאושרת על ידי רשות המיסים.
- הקפידו שכל הניכויים מדווחים ומועברים במועד.
- שמרו גיבוי של כל הדוחות לפחות לשבע שנים.
- בצעו התאמות תקופתיות בין הדיווחים השונים.
- היעזרו בליווי של רואה חשבון מנוסה לניהול מקצועי ושוטף.
סיכום
תיק ניכויים הוא חלק מרכזי ובלתי נפרד מניהול עסק תקין בישראל.
הוא מאפשר לעסק לעמוד בחובות הדיווח לרשויות, להימנע מקנסות ולשמור על תדמית מקצועית מול העובדים והמדינה.
גם אם אתם עסק קטן, עוסק פטור או שוכר משרד, חשוב לדעת מתי חלה עליכם חובה לפתוח תיק ניכויים וכיצד לבצע זאת נכון.
ניהול מקצועי ומסודר של תיק הניכויים הוא השקעה קטנה שמונעת טעויות יקרות בעתיד.
משרד רואי חשבון שמואלוב אהרונוב גנור מלווה מאות עסקים, עצמאים וחברות – עם דגש על יחס אישי, הסברים פשוטים ושירות מותאם לכל לקוח.
