שירותי חשבות שכר ב-Outsourcing (מיקור חוץ) מיועדים בעיקר לחברות קטנות ובינוניות אשר היקף הפעילות שלהן לא מצדיק העסקת חשב שכר במשרה מלאה או לחברות אשר כוח האדם בה לא גדול ועל כן אין צורך אמיתי להחזיק חשב שכר ויכולים להסתפק בקבלת שירותים אלה במיקור חוץ.
למה חברות וארגונים חייבים שירותי חשבות שכר מקצועיים?
ניהול שכר בעולם העסקים המודרני הוא הרבה מעבר ל"הדפסת תלושים" – מדובר בשדה מוקשים רגולטורי ופיננסי מורכב. הנה הסיבות המרכזיות בגללן חברות וארגונים בוחרים בליווי מקצועי:
-
הגנה משפטית מפני דיני העבודה: החוק בישראל מגן על העובד בצורה דרסטית. טעות קטנה בחישוב ימי הבראה, הפרשות פנסיוניות, שעות נוספות או אי-הבנה של צווי הרחבה ענפיים, חושפת את החברה ואת מנהליה אישית לתביעות ענק ולקנסות כבדים של משרד העבודה.
-
חיסכון בעלויות מעביד והפחתת הוצאות שכר: חשבות שכר חכמה מייצרת תכנון מס לארגון. חשב שכר בכיר יודע לנצל נכון פטורים, זיכויים, הטבות מס ומענקים, ומסנכרן בצורה אופטימלית את הדיווחים מול הביטוח הלאומי (כמו החזרי מילואים ודמי לידה) כדי לחסוך לחברה כסף רב
-
דיסקרטיות מלאה ושקט ארגוני: שכר הוא הנושא הרגיש ביותר בכל חברה. ניהול שכר פנימי מעלה את הסיכון להדלפות של גובה המשכורות והבונוסים בין העובדים – דבר שמייצר מתחים ותככים במשרד. העברת הטיפול לגורם חיצוני מבטיחה חסינות וסודיות מוחלטת.
-
שמירה על מוטיבציית העובדים: תלוש שכר מדויק שמגיע כמו שעון ללא טעויות, בונה אמון חזק בין העובדים לחברה. עובדים שמרגישים שהשכר שלהם מנוהל ברישול מאבדים מוטיבציה מהר מאוד.
-
טיפול באירועים מורכבים וסיום העסקה: הפקת טפסי 161 החדשים, חישוב פיצויי פיטורין מורכבים, פדיון ימי חופשה ושידור מקוון מדויק לקופות הגמל (מערכת ההיזון החוזר) – דורשים מיומנות מקצועית שקיימת רק אצל מומחים בתחום.
חשבות שכר במיקור חוץ
שירותי חשבות השכר של משרדנו מסופקים ברמה מקצועית גבוהה על ידי רואי חשבון וחשבי שכר מנוסים.
| קריטריון להשוואה | חשב שכר פנימי (עובד חברה) | חשבות שכר במיקור חוץ (במשרדנו) |
| עלויות ישירות ועקיפות | גבוהות מאוד. שכר חודשי קבוע, הפרשות סוציאליות, ימי מחלה/חופשה, רכב, שטח משרדי ועלויות גיוס והכשרה. | משתלמות וגמישות. תשלום חודשי קבוע וצפוי הנגזר אך ורק מכמות העובדים בפועל בחברה באותו החודש. |
| רציפות תפעולית ושקט נפשי | סיכון לעסק. כשהעובד יוצא לחופשה ארוכה, מילואים או חופשת לידה בדיוק בימי הפקת השכר – החברה נתקעת ללא מענה. | רציפות מוחלטת. צוות המשרד זמין ומגבה אחד את השני. המשכורות יוצאות כמו שעון בכל מצב, ללא תלות באדם יחיד. |
| רמת מקצועיות ועדכון בחוק | מוגבלת לידע של אדם אחד. קושי לעקוב לבד אחרי כל עדכוני הפסיקה, דיני העבודה וצווי ההרחבה החדשים. | גב מקצועי של פירמה. מעטפת של רואי חשבון וחשבי שכר בכירים שחיים את השינויים ברגולציה ומונעים קנסות ותביעות. |
| חיסיון ודיסקרטיות בארגון | סיכון מוגבר להדלפת נתוני שכר רגישים בין העובדים בתוך המשרד, דבר שעלול לייצר מתחים פנים-ארגוניים. | דיסקרטיות מלאה. כל נתוני השכר מנוהלים לחלוטין מחוץ לחברה, תחת מערכות מאובטחות וחובת סודיות מחמירה. |
| מערכות ותוכנות שכר | החברה נדרשת לרכוש רישיונות יקרים לתוכנות שכר (כמו מיכאל, חילן וכד') ולדאוג לעדכוני גרסה שוטפים. | אין עלויות תוכנה. אנו מנהלים את הכל על גבי המערכות המתקדמות ביותר של המשרד ללא עלות נוספת מצדכם. |
במסגרת שירותי חשבות השכר ניתן לקבל לשכת שירות במעטפת מלאה המספקת תלושי שכר ודוחות נלווים או לקבל שירות של בקרה על לשכת שכר חיצונית ותפעול שוטף של נתוני ההעסקת העובדים.
מה נכלל במסגרת שירותי חשבות שכר במיקור חוץ?
שירותי חשבות שכר מעטפת מלאה כוללים בין היתר:
- הפקת תלושי שכר חודשיים
- הפקת דוחות נלווים לתלושי השכר לצורך בקרה והשוואה
- הפקת פקודת שכר חודשית להנהלת החשבונות
- דיווחים חודשיים לרשויות (ביטוח לאומי ומס הכנסה ניכויים)
- ביצוע שידור מקוון לקופות הגמל וביצוע היזון חוזר ובדיקת שיוכי כספים פר עובד לקופה
- הפקת דוחות שנתיים (106 ו-126)
- הפקת טופס 161 בסיום יחסי עובד מעביד
- קליטה של עובדים חדשים במערכת השכר
- עדכון שוטף של תנאי ההעסקה של עובדים קיימם בהתאם להנחיות החברה
- טיפול בהחזרי תגמולי מילואים
- תיאום והעברת הנתונים לסוכני הביטוח לצורך תשלומים והפרשות של סוציאליות
- טיפול באירועים חריגים (פיטורים או התפטרות, חופשת לידה, אובדן כושר עבודה וכו')
- צמצום סיכונים ושיפור רמת הבקרה
- חיסיון המידע הרגיש
כמובן שזוהי אינה רשימה סגורה ובהתאם לצורך ניתן לספק שירותים נוספים שיתנו ערך ומשמעות לתפקיד.
סיכום
שירותי חשבות במיקור חוץ מהווים פתרון אידיאלי לחברות קטנות ובינוניות שאינן זקוקות לחשב שכר במשרה מלאה. השירותים כוללים מעטפת מלאה החל מהפקת תלושי שכר חודשיים, דיווחים לרשויות, טיפול בקופות הגמל, הפקת דוחות שנתיים (106 ו-126), ועד לטיפול באירועים חריגים כמו פיטורים וחופשות לידה. בנוסף, ניתן לקבל שירותים משלימים הכוללים ניהול נתוני נוכחות, מענה לשאלות עובדים, בקרה על תלושי שכר וניהול תיקי עובדים.
השירות הכולל בין היתר רואה חשבון לחברה בע"מ וגם רואה חשבון לעסקים קטנים, אשר מסופק על ידי רואי חשבון וחשבי שכר מנוסים, ומאפשר לחברות לצמצם סיכונים, לשפר בקרה ולשמור על חיסיון המידע הרגיש, תוך מתן מענה מקצועי לכל היבטי ניהול השכר והעסקת עובדים.
